Parabéns! Seu novo software LIMS está instalado e funcionando. Você manteve o escopo sob controle, alinhou as expectativas de sua equipe, integrou seus instrumentos de laboratório e garantiu que sua equipe recebesse o treinamento personalizado de que precisava.
Embora possa parecer que a maior parte do trabalho para uma vida útil bem-sucedida do LIMS está concluída, fatores adicionais devem ser considerados após a implementação. Nesta postagem, exploraremos sete práticas recomendadas para aproveitar ao máximo seu LIMS recém-implementado.
1. Estabeleça governança e propriedade claras
Designar uma equipe interna e multifuncional para supervisionar seu LIMS garante propriedade e responsabilidade dedicadas por seu gerenciamento, manutenção e otimização. Esse grupo deve atuar como ponto focal para coordenar as atividades relacionadas ao seu LIMS e servir como um elo de ligação entre os usuários finais, a TI e a gerência.
Idealmente, sua equipe deve possuir experiência além da TI, incluindo conhecimento de software e processos de laboratório, fluxos de trabalho de alto nível e aprofundados e experiência como usuários finais do software. Eles também devem ser capazes de dedicar bastante tempo ao gerenciamento, manutenção e otimização do seu LIMS.
- Comece identificando pessoas com as habilidades e conhecimentos certos. Todos os departamentos que interagem com o uso do LIMS devem ser representados, incluindo operações, garantia de qualidade, TI e gerenciamento.
- Forneça à sua equipe um treinamento abrangente que abrange como o sistema funciona, ferramentas administrativas e práticas recomendadas.
- Atribua funções, responsabilidades e canais de comunicação claros dentro da equipe para ajudar a facilitar a colaboração e a tomada de decisões perfeitas.
Estabelecer uma equipe de gerenciamento LIMS dedicada ajuda a garantir a supervisão proativa e a otimização do seu sistema, levando a uma maior eficiência, integridade dos dados e satisfação do usuário. Ele também melhora a capacidade de resposta às necessidades do usuário, facilita a resolução oportuna de problemas e permite o alinhamento estratégico de seu LIMS com os objetivos organizacionais.
2. Auditoria e revisão
Auditorias regulares e análises de desempenho são essenciais para avaliar a eficácia, confiabilidade e conformidade do seu LIMS. Eles ajudam a identificar áreas de melhoria, resolver problemas emergentes e garantir que o sistema continue atendendo aos requisitos organizacionais e aos padrões regulatórios.
Primeiro, defina os critérios de auditoria, métricas de desempenho e indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para as metas, objetivos e necessidades operacionais de sua organização. Ao fazer isso, é importante reconhecer a diferença entre metas e objetivos. As metas são resultados alcançáveis que geralmente são amplos e de longo prazo, enquanto os objetivos são ações mensuráveis de curto prazo que servem como marcos em direção às suas metas maiores.
Em seguida, estabeleça indicadores específicos de curto, médio e longo prazo para KPIs para acompanhar seu progresso e definir como você medirá o sucesso. Em seguida, planeje a partir daí:
- Agende auditorias e revisões periódicas, aproveitando os recursos internos e consultores externos, se necessário.
- Realize avaliações abrangentes da funcionalidade do sistema, integridade dos dados, controles de segurança e satisfação do usuário.
- Documente suas descobertas de auditoria para identificar as causas raiz de quaisquer problemas ou deficiências e desenvolva planos de ação para resolvê-los prontamente.
Esse processo ajudará você a identificar oportunidades de otimização, mitigar riscos e aumentar a confiabilidade e a eficácia geral do seu LIMS. O monitoramento proativo e a correção de problemas contribuem para melhorar a qualidade dos dados, a conformidade regulatória e a satisfação do usuário, protegendo sua reputação e excelência operacional.
3. Invista em treinamento e suporte contínuos
Embora o treinamento seja importante quando seu LIMS é implementado, não é um processo único. A tecnologia de software está em constante evolução e aprimoramento, tornando as atualizações essenciais para aproveitar as mais recentes inovações e proteções.
A proficiência do usuário a longo prazo exige que os usuários se mantenham atualizados com atualizações e novos recursos. A educação contínua ajuda os usuários a acompanhar as atualizações do sistema, novos recursos e práticas recomendadas, capacitando-os a maximizar os benefícios do seu LIMS e desempenhar suas funções com mais eficiência. Algumas dicas para conseguir isso:
- Desenvolva um programa de treinamento abrangente adaptado a diferentes funções, níveis de habilidade e preferências de aprendizado.
- Ofereça uma variedade de modalidades de treinamento, incluindo sessões em sala de aula, tutoriais on-line, manuais do usuário e workshops práticos.
- Inclua cursos de atualização e sessões de treinamento avançado para ajudar a atender às necessidades em evolução do usuário e aos aprimoramentos do sistema.
- Estabeleça um helpdesk dedicado ou portal de suporte com especialistas experientes para fornecer assistência oportuna e solucionar problemas. (A LabVantage e muitos outros fornecedores de LIMS oferecem e-learning, materiais de treinamento para clientes e sessões de treinamento que podem manter sua equipe atualizada, não importa como você use seu LIMS.)
O treinamento e o suporte contínuos capacitam sua equipe a aproveitar todo o potencial do seu LIMS, melhorando a eficiência e a precisão, ao mesmo tempo em que promovem maior adoção e utilização. Isso resulta em tempos de resposta mais rápidos, melhor tomada de decisão e produção de maior qualidade.
4. Promova a colaboração e o compartilhamento de conhecimento
Incentivar os usuários a trocar ideias, práticas recomendadas e lições aprendidas ajuda sua organização a construir uma compreensão orgânica e abrangente do que é bem-sucedido em seu laboratório. A colaboração multifuncional facilita a descoberta de soluções inovadoras, oportunidades de otimização e melhorias contínuas de processos.
- Estabeleça plataformas de compartilhamento de conhecimento onde os usuários possam compartilhar experiências e buscar conselhos de colegas.
- Incentive a participação ativa e as contribuições dos usuários em todos os departamentos e níveis organizacionais.
- Reconhecer e recompensar práticas inovadoras, contribuições e iniciativas de compartilhamento de conhecimento para incentivar a participação.
Promover a colaboração e o compartilhamento de conhecimento cria um ambiente no qual o conhecimento e a experiência coletivos de sua força de trabalho podem ser aproveitados para impulsionar a inovação, a eficiência e a melhoria contínua no uso do LIMS. Isso leva a uma resolução de problemas mais rápida, melhor tomada de decisão e maior agilidade na adaptação às necessidades de negócios em evolução.
5. Melhoria Contínua e Otimização
Incentivar e responder ao feedback de usuários e partes interessadas aumenta a capacidade de sua organização de identificar oportunidades de melhoria contínua e garante que seu LIMS acompanhe as mudanças nas necessidades de negócios ou nas tendências do setor.
- Use pesquisas, caixas de sugestões e sessões regulares de feedback para incentivar contribuições valiosas de usuários e partes interessadas.
- Analise as respostas sistematicamente para identificar pontos problemáticos comuns, solicitações de aprimoramento ou outras áreas de melhoria.
- Priorize quaisquer mudanças desejadas ou novas iniciativas para potencial impacto nos negócios, viabilidade, alinhamento com as metas organizacionais e cronograma com base em quaisquer planos de atualização.
Colaborar com equipes internas, fornecedores ou consultores é crucial para melhorias eficazes do sistema e monitoramento do impacto de quaisquer alterações. Dar atenção ao feedback do usuário e trabalhar para otimizar continuamente a funcionalidade e os fluxos de trabalho do sistema pode aumentar sua eficiência operacional, agilizar processos e melhorar a satisfação do usuário.
6. Garantia de qualidade e verificações de conformidade
A garantia rigorosa da qualidade dos dados e as verificações de conformidade regulatória ajudam a mitigar riscos, garantir a conformidade regulatória e manter a confiança na confiabilidade e credibilidade dos dados gerenciados pelo seu LIMS.
- Estabeleça protocolos robustos de gerenciamento de dados e garantia de qualidade que abranjam processos de entrada, validação, armazenamento, recuperação e arquivamento de dados.
- Implemente verificações automatizadas de validação de dados, trilhas de auditoria e controles de acesso para impor a integridade e a rastreabilidade dos dados.
- Realize auditorias de conformidade regulatória para garantir a adesão aos padrões regulatórios e às melhores práticas do setor.
- Conclua todas as ações corretivas ou melhorias de processo identificadas durante a auditoria para resolver deficiências observadas ou problemas de não conformidade.
Ao identificar e abordar proativamente os problemas de qualidade dos dados, você pode minimizar o impacto potencial dos erros de dados na tomada de decisões, na conformidade regulatória e na satisfação do cliente. À medida que sua equipe ganha confiança na precisão e integridade de seus dados, seu LIMS aumentará ainda mais a eficiência operacional e a resiliência organizacional.
7. Aproveite ao máximo os recursos do fornecedor e da comunidade
Os recursos do seu fornecedor de LIMS e da comunidade de usuários oferecem uma riqueza de insights valiosos, suporte e oportunidades de networking.
- Participar de webinars, workshops e conferências de fornecedores ajuda os usuários a aprender dicas, práticas recomendadas e ajuda a planejar a introdução de novos recursos.
- Compartilhar experiências, insights e desafios com colegas usando o mesmo LIMS permite a colaboração em soluções.
- Aproveite os recursos de suporte do fornecedor para solucionar problemas e resolver questões técnicas rapidamente.
Muitos fornecedores oferecem eLearning, materiais de treinamento para clientes e treinamento presencial. O LabVantage também oferece o Vantagecare, um sistema que permite aos usuários solicitar atualizações e saber como outras pessoas do setor estão usando o software. Além disso, o LabVantage organiza uma Conferência anual de Treinamento e Educação do Cliente (CTEC) para aprendizado e networking.
Garanta o sucesso durante a vida útil do seu LIMS
Embora o planejamento e a implementação sejam primeiros passos importantes, eles são apenas parte da base para uma experiência LIMS bem-sucedida. Essas sete práticas recomendadas ajudarão você a utilizar todo o potencial do seu sistema nos próximos anos. Como resultado, você desfrutará de custos mais baixos, maior produtividade e melhor utilização de recursos - impulsionando um crescimento mais forte, melhores resultados de negócios, maior produtividade e maior competitividade.
Se você tiver dúvidas ou precisar de ajuda com seu LabVantage LIMS, entre em contato conosco aqui.
