Investir em um novo Sistema de Gerenciamento de Informações Laboratoriais (LIMS) - ou mesmo no primeiro LIMS do seu laboratório - é um grande passo. A equipe que administra o dia a dia do laboratório pode saber o quanto essa mudança pode ser benéfica, especialmente se já trabalhou em outro laboratório que usa um sistema de informática moderno. No entanto, pode ser difícil convencer seus tomadores de decisão e outras partes interessadas da necessidade - e do valor.
A administração nem sempre reconhece como um sistema de gerenciamento de informações laboratoriais pode (e deve) ser o centro de um laboratório. Eles também podem não estar cientes das muitas vantagens de tal investimento.
Você pode não ser aquele que controla o caixa do seu laboratório. Mas isso não significa que você não possa ser um catalisador de mudanças positivas. Se você estiver pronto para adicionar ou atualizar um LIMS em sua organização, aqui estão cinco etapas para ajudá-lo a desenvolver um processo de gestão de mudanças apropriado.
1. Construa o caso para a mudança
As pessoas muitas vezes são resistentes à mudança porque temem que isso crie mais trabalho, estresse ou complique seus trabalhos. Uma das melhores maneiras de mudar o rumo da conversa é concentrar-se em como um LIMS facilitará a vida delas. Que problemas um LIMS moderno poderia resolver para elas?
Assim como qualquer outra tarefa em um laboratório, a mudança efetiva começa com a coleta de dados. Pergunte a si mesmo e à sua equipe:
- Quais são as ineficiências ou lacunas em seus fluxos de trabalho laboratoriais?
- Você tem dezenas de técnicos que estão acompanhando seu trabalho em planilhas de Excel ou, pior ainda, em cadernos de papel que não são facilmente acessíveis?
- Sua equipe está enfrentando dificuldades com silos de dados ou de fluxo de trabalho ou com a necessidade de duplicar a entrada de dados em sistemas antiquados ou incompatíveis?
- Você está perdendo oportunidades de tomada de decisão escondidas à vista de todos em seus dados?
Não procure apenas razões lógicas. Muitos de nós, que trabalhamos em profissões voltadas para a ciência, somos propensos a esse erro comum. Lembre-se de que as emoções desempenham um papel importante no processo de tomada de decisões, mesmo em grandes empresas. Se os gerentes de laboratório odeiam preencher relatórios ou documentos de conformidade de rotina, por exemplo, a ideia de que um LIMS pode ser tão atraente quanto as maneiras pelas quais ele economizará tempo ou dinheiro para o seu laboratório.
2. Conheça suas opções
Ter uma ideia clara dos prós e contras de suas alternativas disponíveis será fundamental para construir seu caso.
- Seu laboratório seria melhor servido por um LIMS padrão, ou um construído para um setor específico, como o farmacêutico, o de petróleo e gás ou o de laboratórios forenses?
- Um portal seguro na Web reduziria os gargalos com seus clientes ou membros da equipe trabalhando remotamente?
- Igualmente importante: o que acontece se nada mudar?
Uma gerente de mudanças com quem trabalhamos recentemente criou uma planilha mestra que detalhava todos os requisitos que o laboratório precisava satisfazer. Ela a usou para avaliar cada sistema LIMS que sua organização estava considerando. Para cada sistema possível, ela classificou todos os requisitos em uma escala de pontos: zero pontos se não oferecesse nenhuma funcionalidade, um ponto se exigisse algum esforço para realizar a visão e dois se fizesse exatamente o que eles queriam.
3. Mapeie o impacto total
Qualquer mudança que envolva um LIMS pode causar grandes reverberações em toda a organização. Se todos ainda estiverem trabalhando com papel ou planilhas, talvez seja necessário harmonizar vários fluxos de trabalho, fluxos de dados ou até mesmo tecnologias. Na verdade, cada pessoa da sua equipe pode estar lidando com seu trabalho de maneira única, o que pode ser uma fonte de potencial atrito e resistência a mudanças.
Se já tiver um LIMS instalado, você também terá de levar em conta as mudanças de hardware, software, planos de manutenção e muito mais. Os dados podem precisar ser migrados e o próprio LIMS pode precisar ser revalidado.
Avaliar todas as consequências de antemão pode parecer uma tarefa árdua, mas é essencial para a sua preparação. Ter uma visão completa permitirá que você faça o papel de "advogado do diabo" e prepare respostas bem elaboradas para as objeções.
4. Obtenha a adesão da sua equipe
Antes de abordar a equipe executiva, comece a obter o apoio do restante da sua equipe e de outras pessoas da organização que serão afetadas (geralmente de forma positiva). Esse é um ótimo momento para mostrar o trabalho que você fez nas três primeiras etapas. A comunicação transparente será fundamental nesse estágio. Se você tiver feito bem o trabalho de preparação, poderá reconhecer o que pode mudar, abordar quaisquer armadilhas aparentes e apresentar um caso convincente de como as operações do laboratório melhorarão.
Pense em conseguir a adesão de seus colegas como uma espécie de "ensaio geral" antes de apresentar a proposta à sua equipe de liderança. Aproveite esta etapa para descobrir possíveis objeções que você pode não ter considerado e refinar sua proposta final.
5. Faça a proposta
Depois de construir um caso forte, comparar alternativas, construir uma imagem realista do que precisa ser feito e garantir o apoio de alguns de seus colegas, é hora de apresentar o caso aos seus principais tomadores de decisão. Isso pode ser estressante, especialmente se você estiver se apresentando como um potencial gerente de mudanças.
Uma das melhores maneiras de minimizar suas preocupações é aprender o máximo que puder sobre suas partes interessadas e como elas podem se beneficiar - individual e coletivamente - com sua proposta de compra e implementação do LIMS. Mantenha o foco positivo e destaque os benefícios em vez dos recursos.
Para saber mais sobre como um LIMS da LabVantage pode potencializar - e capacitar - seu laboratório, visite a Lab Informatics Solution page.
