A digitalização dos dados do seu laboratório é cada vez mais vital para o desempenho e a lucratividade. Hoje, esses dados representam uma vantagem comercial. Amanhã, é provável que seja uma questão crítica - ou até mesmo existencial.
A transformação digital (TD) é mais do que uma palavra da moda, tornou-se um modo de vida para as empresas que procuram encontrar e manter uma vantagem qualitativa.
Em uma análise de temas de negócios, o Institute for Business Value (IBV) da IBM descobriu que a TD "se destacou como uma 'mega tendência', enquadrando nossa compreensão de todas as outras. A rápida transformação digital alimentada pela nuvem, inteligência artificial (IA) e outras tecnologias como a Internet das Coisas (IoT) veio para ficar - então não espere que a vida desacelere."
As vantagens de se tornar digital são significativas. Permite melhorar a qualidade de seus dados e aumenta a eficiência do seu laboratório. Os dados digitais são mais fáceis de serem encontrados pelas pessoas certas quando mais precisam. Eles também oferecem as vantagens que surgem quando podem ser coletados, agrupados e usados em tempo real. Os laboratórios também se beneficiam de custos mais baixos, bem como rastreabilidade e responsabilidade mais fortes.
Ao mesmo tempo, é importante entender que a transformação digital significa mais do que apenas converter seus dados em um formato eletrônico.
Cuidado com a tentação das planilhas
Uma das armadilhas mais comuns em que os laboratórios caem ao tentar fazer a transição para o digital com um orçamento limitado é simplesmente deixar de usar papel e passar a armazenar dados em planilhas do Excel.
À primeira vista, isso parece uma noção lógica. Afinal de contas, uma planilha eletrônica oferece uma série de vantagens digitais em comparação com dados escritos à mão, como a minimização de erros humanos no cálculo de fórmulas. Elas são flexíveis, fáceis de usar e não requerem muito treinamento para serem dominadas. Elas também têm a virtude de serem baratas.
O problema com essa abordagem é que as planilhas não são muito eficientes para o trabalho profissional de laboratório. Além disso, em certos setores, eles criam preocupações regulatórias.
Por mais fáceis que as planilhas sejam de usar, elas também tornam os erros de transcrição mais prováveis de ocorrer. Elas também abrem a porta para a falsificação de dados. Para piorar a situação, as planilhas padrão do Excel não têm a segurança robusta que muitos laboratórios exigem e têm desvantagens significativas quando se trata de rastreabilidade. Por exemplo, quem fez uma mudança? Quando ocorreu a mudança?
No setor biofarmacêutico, por exemplo, essas deficiências de integridade de dados levaram muitas empresas a eliminar, ou fazer planos para eliminar, planilhas de Excel de muitas áreas críticas de seus negócios.
Os defensores das planilhas muitas vezes tentam defendê-las apontando que elas podem ser validadas em ambientes GMP/GXP. Infelizmente, não é uma coisa fácil de fazer, nem é algo que você deve tentar sem experiência considerável navegando no Código de Regulamentos Federais - e profundo conhecimento do próprio Excel. Em algumas circunstâncias, o processo de validação também exige que a planilha seja vinculada a uma impressão em papel assinada - uma etapa extra complicada que, sem dúvida, anula o objetivo da digitalização em primeiro lugar.
Mesmo que você se sinta confiante na integridade de sua conformidade com o Excel, talvez tenha dificuldade em convencer inspetores e auditores. E se eles encontrarem um único erro na planilha, você pode apostar que eles começarão a procurar outros.
Em um artigo detalhado sobre as armadilhas das planilhas eletrônicas, a revista Spectroscopy citou onze razões pelas quais as planilhas eletrônicas não devem ser usadas em um laboratório regulamentado. Esses motivos vão desde os riscos regulatórios até a falta de eficiência dos negócios, os perigos potenciais da linguagem de macro integrada do Excel e o risco de que as planilhas arquivadas possam ser ilegíveis por versões futuras do software.
Personalização complicada
Outro passo intermediário para a transformação digital com o qual muitos laboratórios acabam tendo dificuldades é o LIMS desenvolvido internamente. Os laboratórios que tentam essa abordagem normalmente chegam lá de duas maneiras:
- Depois de sofrer as complicações de usar o Excel descritas acima, eles decidem construir seu próprio LIMS interno, ou
- Eles estão lidando com uma decisão anterior de construir um sistema interno do zero ou personalizar pesadamente um aplicativo comercial existente.
Embora qualquer um desses caminhos para um LIMS "faça você mesmo" seja uma opção melhor do que as planilhas do Excel, ambos são muito mais difíceis de implementar com sucesso. Eles também introduzem tremendos problemas de longevidade - que só se tornam mais complicados, frustrantes e caros com o tempo.
Vamos começar com o problema da especialização. Embora um LIMS desenvolvido internamente ou personalizado possa potencialmente evitar os problemas associados às planilhas do Excel, alcançar esse objetivo só é possível se você tiver o conhecimento científico, regulatório, comercial e técnico para fazê-lo. Terceirizar as habilidades que você não tem apenas para construir um sistema interno tende a ser muito caro.
Depois de ter todos os recursos necessários, o próximo desafio é realmente construir o sistema, o que pode ser bastante demorado. Mas os problemas reais só vêm à tona quando o sistema está pronto e operacional. A manutenção do sistema se torna um desafio constante. Aqueles custos iniciais que pareciam artificialmente mais baratos quando todo o processo começou começam a se agravar. Se você estiver em um ambiente de GMP, também terá que lidar com a validação. E cada patch ou upgrade pode causar uma cascata de falhas no sistema em outros lugares.
Com o tempo, aplicativos LIMS com código altamente personalizado como esses introduzem novas complicações. Muitas delas são semelhantes às desvantagens de não atualizar nenhum sistema eletrônico. As preocupações comuns incluem perda de segurança, desafios crescentes com a conformidade normativa e falhas técnicas. Problemas de compatibilidade causados por aplicativos com código pesado que foram projetados para serem executados em sistemas operacionais mais antigos e instrumentos legados são outra dor de cabeça frequente.
O problema maior é que aplicativos com código altamente personalizado são difíceis de atualizar. Atualizá-los com instrumentos e recursos modernos pode exigir que eles sejam reescritos sempre que forem atualizados. Isso não é apenas caro e difícil de realizar - é uma receita para uma batalha interminável apenas para alcançar a tecnologia.
Onde um LIMS contemporâneo se destaca
Embora a digitalização das informações seja um primeiro passo necessário quando se trata de levar seu laboratório adiante, ele não pode ser o único passo a ser dado. Em comparação com as alternativas causadoras de estresse mencionadas acima, há muitas razões pelas quais a implementação de um LIMS moderno e integrado é um investimento que vale a pena.
Por um lado, você consegue manter todas as coisas que tornaram seu LIMS caseiro ótimo para começar - e não apenas quando você implementou o sistema pela primeira vez, mas ao longo do tempo. Você desfrutará de maior eficiência e produtividade, especialmente quando se trata de entrada de dados, integração de instrumentos, integração de ERP e análises de qualidade. Você se beneficiará da padronização de seus fluxos de trabalho, além de maior consistência, precisão, confiabilidade e transparência de dados.
A longevidade desses benefícios é possível graças à abordagem de tornar os sistemas LIMS configuráveis (em oposição aos personalizáveis). Isso permite que você adapte o software às suas necessidades específicas e altere-o ao longo do tempo à medida que suas necessidades mudam, sem o custo, os problemas e os riscos de atualização associados à programação personalizada.
E, finalmente, há novos recursos poderosos que apenas um LIMS moderno pode oferecer, o que pode tornar seu laboratório significativamente mais eficiente, produtivo e lucrativo, minimizando seus riscos. Isso inclui melhorias contínuas na segurança de dados, análises avançadas, um Sistema de Gerenciamento de Dados Científicos (SDMS) integrado, opções de hospedagem na nuvem e ferramentas para garantir a conformidade com regulamentos como GMP, CLIA, ISO e HIPAA.
Com um sistema verdadeiramente de última geração como o LIMS da LabVantage, você também se beneficiará de integrações nativas com as mais recentes interfaces de instrumentos e aplicativos de controle externo e melhor colaboração orientada por dados e poder de tomada de decisão, além de consistência e integração de dados individuais, regionais ou globais. Além disso, modelos de preços de software como serviço (SaaS) estão disponíveis para minimizar seus custos iniciais, maximizar o tempo de atividade e aliviar seu laboratório de problemas contínuos de manutenção e segurança cibernética.
Para saber mais sobre suas opções de transformação digital, entre em contato com a LabVantage hoje mesmo.
