(ou Por que você precisa de um scorecard de requisitos LIMS)

A maioria dos gerentes de laboratório e cientistas entendem por que eles gostariam de ter um LIMS. Menos óbvio para todos é como eles devem fazer o processo de identificação de uma lista de selecionados, verificação de plataformas e seleção de um LIMS.

Conversamos com um de nossos clientes e pedimos que ele compartilhasse o processo que ela usou ao avaliar as opções do fornecedor LIMS. A liderança em um fabricante de produtos químicos industriais com 200+ instalações em todo o mundo o encarregou de liderar a empresa através da tomada de decisão de aquisição e processo de mudança para uma nova plataforma de informática.

Este post compartilha como ele conduziu com sucesso o processo de seleção do LIMS para vários laboratórios em vários continentes, com várias partes interessadas e poucos fluxos de trabalho ou práticas padronizadas em vigor.

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O que você precisa para selecionar um LIMS

Quer comprar um LIMS? Crie uma lista de verificação de requisitos ou um cartão de pontuação.

Você está no meio da compra de um LIMS? Use uma lista de verificação de requisitos ou um cartão de pontuação.

Você está avaliando diferentes fornecedores de LIMS? Crie uma lista de verificação de requisitos ou um cartão de pontuação.

Você deve estar vendo um padrão neste momento.

As listas de verificação de requisitos do LIMS são essenciais para as equipes de laboratório que desejam atualizar ou escolher um novo LIMS. Embora alguns aspectos do processo de tomada de decisão possam ser subjetivos, descobrimos que é bastante revelador o quanto ele é objetivo... e potencialmente quantificável, ou "pontuável".

Então, antes de ler mais, lembre-se desta conclusão fundamental: você precisa de uma lista de verificação de requisitos do LIMS.

Marca global, ciência local

Meu empregador era um grande fornecedor de produtos químicos. Ele abastecia as indústrias aérea, aeroespacial, automotiva e muitas outras, fazendo cerca de US$ 20 bilhões em faturamento anual. Tínhamos laboratórios espalhados pelo mundo. Alguns eram focados em P&D, enquanto outros estavam ligados a vários locais de fabricação, incluindo laboratórios de qualidade.

Eu havia levantado a questão das limitações em nossas práticas de coleta de dados (que incluíam um LIMS legado que foi lançado na mesma época em que o filme De volta para o futuro chegou aos cinemas). Como a pandemia havia interrompido os planos de trazer um gerente de mudanças dedicado para o processo, fui convidado para liderar o projeto. Embora eu já tivesse avaliado as demonstrações do LIMS, nunca havia liderado um processo de seleção do início ao fim.

Unificar a documentação científica

Quando se tratava de coleta de dados, éramos uma empresa baseada em tudo. Alguns laboratórios tinham cadernos físicos. Outros utilizavam planilhas. Havia preferências diferentes entre os cientistas, então duas pessoas em um laboratório lado a lado podem ter registrado as coisas de maneiras muito diferentes. Indo para um LIMS, não estávamos mudando de uma metodologia ultrapassada para uma nova. Estávamos mudando de cada sistema para um único método.

O objetivo era centralizar os dados e fazê-los ser mineráveis e reutilizáveis, enquanto preparava laboratórios para o futuro, incluindo o uso de IA ou aprendizado de máquina para automatizar ainda mais as tarefas. Mas, neste estágio inicial, a centralização de dados era a prioridade número um: queríamos (e precisávamos) criar uma única fonte de verdade.

Alinhar as partes interessadas na centralização de dados

Uma vez encarregado de conduzir a nova aquisição do LIMS, reuni-me com o maior número possível de gerentes de laboratório, membros da equipe de TI e tomadores de decisão. Mas, talvez mais importante, também me encontrei com cientistas e técnicos de laboratório, as pessoas que iriam interagir com o LIMS e o ELN. Eles seriam os usuários críticos do dia a dia, então a plataforma precisava se alinhar com suas necessidades e responder às suas preocupações.

Compreender essas necessidades e preocupações possibilitou a criação de um cartão de pontuação de requisitos detalhado que abordou nossas necessidades, desejos e itens inaceitáveis coletivos.

Esse foi o nosso primeiro desafio, já que - como mencionei acima - não havia uma "necessidade" única e uniforme. Mesmo entre aqueles cientistas que usavam métodos comuns - planilhas, por exemplo - a coleta de dados às vezes era completamente diferente de uma pessoa para outra... inclusive dentro do mesmo laboratório ou equipe.

Por exemplo, encontrei um único ponto de dados armazenado em 14 locais diferentes. Quais você acha que são as chances de que, se você tivesse atualizado um desses pontos de dados, ele teria sido atualizado em todos os 14 lugares? Este exemplo mostrou à equipe de gerenciamento que precisávamos de uma única fonte de verdade (SSOT), que precisávamos de centralização de dados.

Mais ciência, por favor!

Alguns dos maiores recuos do projeto LIMS, pelo menos inicialmente, vieram daqueles que mais se beneficiariam dele: pesquisadores e trabalhadores da bancada. Havia o temor de que a automação - por exemplo, de relatórios - significasse demissões e downsizing. Se uma tarefa não exigisse mais cinco horas, o que eles estariam fazendo?

Em algumas organizações, essa pode ter sido uma preocupação válida. Nossa liderança, no entanto, foi clara: nos dê mais ciência! Eles não queriam que as equipes perdessem tempo repetindo experimentos que haviam falhado no passado porque os dados do Excel estavam bloqueados na área de trabalho de alguém, indisponíveis. Eles queriam ser capazes de fazer mais coisas, aprender com as falhas para levar os produtos adiante, lançar mais projetos, iniciar mais pesquisas, obter mais recursos para acelerar o tempo de lançamento no mercado.

Coletar informações e obter adesão em um LIMS

Obter adesão e superar preocupações (como downsizing) é uma grande parte de um gerenciamento de mudanças LIMS e o mensageiro é tão importante quanto a mensagem. Como gerente de projetos de TI, dizer a um cientista "você precisa usar esse novo sistema" tem muito menos impacto do que ouvi-lo internamente de colegas em suas respectivas unidades de negócios. Compartilhar casos de negócios e explorar o que é e por que de suas necessidades é muito mais eficaz quando eles percebem o suporte interno.

Se você vai pedir aos cientistas que mudem a forma como eles trabalham - e como eles documentam seu trabalho - há uma variedade de abordagens para extrair a informação certa deles.

Utilizamos entrevistas em grupo focal, nas quais as mesmas perguntas foram feitas a diferentes públicos. Isso abrangeu desde a alta administração até gerentes e diretores de laboratório, líderes de grupo, doutores, químicos e técnicos de laboratório.

A dificuldade, como discutido acima, foi obter a adesão da lista exaustiva de partes interessadas em uma abordagem única e unificada que fosse viável e eficaz para todos.

Realizamos workshops de voz do cliente, onde trouxemos grupos de pessoas nas mesmas posições, mas de departamentos e locais diferentes. Fizemos perguntas e demos um prazo definido para anotar as respostas. Essas respostas foram então colocadas em uma tela e o grupo votou nelas. Curiosamente, a maioria das pessoas não votou em sua própria resposta, mas sim em si e foi capaz de destilar o que realmente precisava em um LIMS, dando à nossa equipe as informações necessárias para definir o escopo de uma plataforma.

Uma das coisas mais valiosas que aprendemos ao longo do processo foi que a equipe responsável pelo processo deve incluir pessoas que realmente usarão o LIMS. Outros cientistas e trabalhadores de bancada que usarão o sistema veem essas pessoas como uma defensora ("Suzie em QA ajudou a selecionar o sistema, e ela é muito boa, então essa deve ser a melhor solução"), e isso ajuda muito a superar a resistência.

A partir de todas essas interações com as partes interessadas, criei nosso cartão de pontuação da lista de verificação de requisitos do LIMS.

Estreitar o campo do fornecedor do LIMS

Reduzimos a uma lista restrita de potenciais LIMS usando uma lista básica de requisitos.

A principal de nossas necessidades era um ELN integrado que pudesse lidar com dados estruturados e não estruturados e pudesse transferir projetos, testes ou dados para outro departamento. Queríamos evitar a necessidade de alguém fazer login em outro sistema para enviar uma solicitação ao departamento de análise, por exemplo. E como essa era uma necessidade tão importante em toda a nossa organização, serviu como um dos melhores critérios para reduzir nossa extensa lista de fornecedores de LIMS para cinco.

Usar uma folha de pontuação para classificar as cinco plataformas LIMS finais

A partir dos pontos problemáticos identificados durante as sessões de levantamento de requisitos em toda a organização, criei uma planilha com nossos requisitos, que foram então pontuados.

Nosso scorecard funcionou em um sistema de 3 pontos - com um valor de 0 (não/ruim), 1 (neutro) ou 2 (sim/bom) atribuído.

Se o LIMS em potencial não tivesse uma funcionalidade, ele recebia uma pontuação zero. Se ele possuísse a funcionalidade, mas não era realmente o que estávamos procurando, mas provavelmente poderíamos fazê-lo funcionar, ele recebeu uma pontuação de um. Os sistemas que ofereciam a funcionalidade pronta para usar exatamente como queríamos receberam uma pontuação completa (dois).

Inicialmente, pensávamos que os critérios subjetivos poderiam ser problemáticos, mas havia poucas decisões verdadeiramente subjetivas. Indiscutivelmente, a interface do usuário pode ser subjetiva, mas nós olhamos para ela de um ponto de vista de eficiência/fluxo de trabalho para poder quantificá-la como um fator de classificação. Alguns dos critérios da amostra incluíram:

• Experiência e interface do usuário
  Quantos cliques são necessários para concluir uma tarefa? A plataforma estava bem organizada?

• Configurabilidade
  Poderíamos realizar configurações internas de autoatendimento?

• Extensibilidade e integração
  Poderia integrar-se facilmente com outros instrumentos ou plataformas de software, como o SAP?

• Suporte ao cliente
  O apoio foi regional ou global? Foi multilingue?

• Treinamento de usuários
  Quantos cursos estavam disponíveis? Com que frequência e onde foram oferecidos?

• Características
  Que recursos adicionais estão disponíveis como parte do LIMS - SDMS, ELN, LES, gerenciamento de estoque de produtos químicos, dados de controle de exportação, portais externos, interface de instrumentos, segurança, etc.?

• Implementação
  Poderíamos personalizar fluxos de trabalho, relatórios, rótulos, etc., mantendo um cronograma de implementação realista?

• Gerência de projetos
  O fornecedor proporcionou um gerente de projeto?
• Upgrades
  As atualizações estão disponíveis para consideração futura e quais foram os custos?

• Infra-estrutura
  Qual configuração está disponível ( no local, nuvem, SaaS)? Qual arquitetura de servidor é necessária? Existe a oportunidade de migrar do local para a nuvem no futuro?
• Licenças e contratos de serviços
  Quais serviços estão disponíveis, quanto custam as licenças?

Ao final do processo, tivemos um vencedor claro: selecionamos e implementamos com sucesso o LIMS da LabVantage .

Duas recomendações finais de seleção do LIMS

O uso de um cartão de pontuação de requisitos ajudou a nivelar as condições de concorrência, permitindo a tomada de decisão baseada em dados em nosso processo de seleção. Mas havia duas conclusões adicionais do nosso processo de seleção e implementação que merecem ser mencionadas:

1. No lado da seleção do LIMS, tende a haver uma ênfase em obter adesão nos níveis mais altos de uma organização - e sim, é importante, já que eles controlam as cadeias de bolsas e a supervisão do projeto. Mas certifique-se de que seu processo se envolva com os cientistas e técnicos que realmente trabalharão com o LIMS. Certificar-se de que o sistema que você escolhe responde às suas necessidades é a chave para o seu apoio... e, finalmente, para o sucesso do projeto.
2. Antes da implementação do LIMS, dê a si mesmo tempo suficiente para padronizar seus dados mestre e fluxos de trabalho. No nosso caso, as 'coisinhas' se somaram. A padronização de convenções de nomenclatura de inventário de produtos químicos, por exemplo, exigiu a classificação linha por linha de dezenas de milhares de linhas de dados. Considere uma substância química em particular: alguns cientistas a rotulam de "etanol", outras de "álcool etílico" e ainda outras de "ETOH". Outro exemplo: cientistas em um laboratório estavam medindo experimentos com base em miligramas por decilitro, enquanto seus parceiros em um laboratório diferente estavam medindo gramas por litro, levando a dados que não eram padronizados.