Com tantas ferramentas de software especializadas para laboratórios modernos de ciências da vida, encontrar soluções que gerenciam operações, automatizam fluxos de trabalho diários e simplificam a análise de dados tornou-se bastante simples.
No entanto, os benefícios de ferramentas como um Sistema de Gerenciamento de Informações Laboratoriais (LIMS) só são percebidos se eles realmente forem usados em seu laboratório!
Uma estratégia de implementação sólida é a melhor maneira de garantir a adoção do seu novo LIMS em todo o laboratório ou organização.
Isso envolve:
- consultar sua equipe e outras partes interessadas para obter adesão,
- garantir a integração com seus instrumentos e outros softwares,
- e muito mais.
Uma peça crítica do quebra-cabeça da implementação do LIMS é fornecer a todos os usuários atuais e futuros o treinamento adequado. Neste blog, mergulhamos no que acontece sem o treinamento do usuário em um novo LIMS e fornecemos uma estrutura para o treinamento adequado do LIMS.
Por que o treinamento LIMS é necessário em seu laboratório
Sem o treinamento adequado, você certamente encontrará baixas taxas de adoção com o pessoal do laboratório, recursos subutilizados, fallback em sistemas antigos e ineficientes, erros, enganos, custos extras de suporte e, finalmente, um retorno significativo sobre o investimento não realizado para seu novo LIMS.
Seu laboratório pode então estar em uma posição em que você corre o risco de sérias consequências de curto e longo prazo:
- Dificuldades com os dados: Se o pessoal do laboratório não souber como usar uma nova interface ou funcionalidades do LIMS, os dados podem não ser inseridos corretamente, formatados de forma inconsistente, perdidos ou, pior, manipulados acidentalmente. Isso introduz erros de dados e ameaça a integridade dos dados em todo o laboratório ou organização. Embora possa parecer apenas um problema no curto prazo, isso pode levar a uma desaceleração no progresso e à perda de marcos. Se esses problemas não forem reconhecidos precocemente, decisões científicas e de negócios podem ser tomadas com base em dados imprecisos ou errados.
- Problemas regulatórios, legais e de segurança: Nas ciências da vida, existem inúmeras estruturas regulatórias que você pode precisar cumprir. Você também pode estar sujeito a auditorias por órgãos reguladores. O uso indevido de um LIMS pode colocá-lo em risco de não conformidade ou falha de auditoria. Além disso, você pode compartilhar acidentalmente informações proprietárias ou dados confidenciais com usuários não autorizados ou deixar sua organização aberta a um ataque cibernético. As consequências regulatórias, financeiras e legais dessas questões podem ser significativas.
- Ineficiência contínua ou piora: Seu laboratório está implementando um novo LIMS porque você deseja operações mais simplificadas. Sem treinamento adequado, os fluxos de trabalho podem se tornar ineficientes com sistemas antigos e processos desatualizados. Como resultado, a produtividade e o moral podem diminuir, com insatisfação e ressentimento sobre o novo sistema se infiltrando. Isso pode tornar o laboratório ainda menos eficiente do que antes do surgimento do novo LIMS. Usuários não treinados também podem precisar de suporte técnico mais frequente, aumentando os custos e exigindo recursos adicionais.
Como realizar um treinamento de software LIMS da maneira certa
Por todas as razões listadas acima, planejar sua implementação do LIMS, com um plano de treinamento eficaz, é fundamental. O treinamento deve ser organizado de forma eficaz para educar e alcançar todo o pessoal relevante durante todo o ciclo de vida do LIMS, desde antes do primeiro uso no laboratório até as atualizações de software.
Aqui estão algumas dicas para o treinamento do seu laboratório.
Planeje com antecedência
Para uma implementação bem-sucedida do LIMS, planeje treinar o usuário final antes da implantação do software LIMS no laboratório. Como parte desse planejamento, identifique:
- Lacunas de habilidades e conhecimentos em seus usuários finais, levando em consideração a experiência anterior do LIMS
- Um cronograma definido para quando, onde e como o treinamento ocorrerá, incluindo suporte contínuo, atualizações e programas de atualização
- Objetivos e métodos para treinar cada tipo de usuário final no laboratório
Treine em todos os níveis
Existem três níveis de usuários do LIMS na maioria dos laboratórios e cada um precisará ser treinado sobre o uso pretendido do LIMS:
- Treinamento básico: Para usuários comuns que usam o LIMS para acelerar a produtividade do laboratório, o treinamento precisará incluir os principais recursos da plataforma.
- Treinamento "Power": Para qualquer laboratório ou organização, identifique os usuários "avançados" a serem treinados para entender a capacidade total da plataforma LIMS, que pode servir como um recurso interno e solucionador de problemas para todos os outros usuários. Os usuários "avançados" podem ser identificados durante as discussões de pré-compra com sua equipe para obter adesão ao novo LIMS. Estes devem ser voluntários dispostos, não funcionários forçados a uma posição que ninguém mais assumiria.
- Treinamento da equipe de TI: Alguns LIMS são altamente configuráveis e requerem suporte de TI para resolver problemas de conectividade ou interface. Identifique alguns administradores de sistema que podem ser treinados para configurar e manter o LIMS caso surja algum problema.
Treinamento Multimodal
Enfatizar o treinamento multimodal - usando abordagens visuais, auditivas, cinestésicas e focadas na leitura - pode ajudar a atender às necessidades de pessoal com diferentes estilos de aprendizagem. O treinamento pode incluir workshops interativos, discussão em grupo e resolução de problemas, prática prática usando o LIMS, tutoriais em vídeo e módulos de eLearning para apoiar o aprendizado em qualquer ritmo ou local.
Aprendizado contínuo em todo o ciclo de vida do LIMS
À medida que as plataformas LIMS são atualizadas e novos recursos são lançados, o treinamento se torna essencial em todo o ciclo de vida do LIMS. A integração inicial e a educação contínua podem ser personalizadas para atender às necessidades exclusivas do laboratório.
- Treinamento no local: Personalizado para os requisitos específicos dos usuários-alvo, este treinamento presencial permite que os participantes aprendam os processos e fluxos de trabalho diários do LIMS na prática.
- Treinamento remoto: essa opção flexível permite que vários usuários participem do treinamento em diferentes locais, garantindo que os membros da equipe possam acessar o treinamento de qualquer lugar.
- Módulos de eLearning: acessíveis a qualquer hora, em qualquer lugar, esses módulos permitem que os usuários aprendam em seu próprio ritmo. Questionários interativos, simulações e cenários fornecem prática em um ambiente virtual, reforçando novas habilidades à medida que os usuários progridem no material.
- Currículo de treinamento personalizável: adaptado à função do usuário ou funções específicas do LIMS, essa abordagem permite que os usuários se concentrem em dominar os recursos mais relevantes para seu trabalho.
- Cursos de atualização: atualizações periódicas, ministradas no local, remotamente ou por meio de módulos de eLearning, garantem que os usuários se mantenham atualizados sobre as funcionalidades mais recentes do sistema. Sessões trimestrais ou anuais podem reforçar o conhecimento à medida que o LIMS evolui.
A integração do eLearning com o treinamento multimodal fornece um ecossistema de aprendizado abrangente, capacitando os usuários do LIMS a se adaptarem a novas funcionalidades e manterem a proficiência durante todo o ciclo de vida do sistema.
Um plano prático de treinamento e implementação é vital se você deseja que seu LIMS acelere o progresso do seu laboratório. Quanto mais robusto for o treinamento fornecido aos usuários, melhor seu laboratório estará preparado para se beneficiar do uso de seu novo LIMS.
Entre em contato com a equipe do LabVantage para saber mais sobre como a equipe do LabVantage fornece suporte para diferentes necessidades de treinamento.
