Em um post recente, compartilhamos a perspectiva de um cliente sobre a criação de uma lista de verificação de requisitos do LIMS para criar uma lista restrita de fornecedores do LIMS e, finalmente, escolher uma plataforma. Neste post, discutiremos um dos principais desafios que os gerentes de laboratório e as equipes de TI encontram ao enviar uma RFP para um novo LIMS: terminologia confusa.
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Os compradores de Lab Information Management Systems (LIMS) são inevitavelmente expostos (pelos fornecedores, é verdade!) a uma superabundância de buzzwords.
Alguns deles são amplamente compreendidos - tome configuração versus personalização - por exemplo. Toda pessoa razoavelmente sã em um laboratório quer um LIMS que exija personalização mínima ou nenhuma e ofereça grande flexibilidade em termos de configurações.
As personalizações do LIMS podem ser úteis, mas têm desvantagens bem conhecidas. A personalização é geralmente feita apenas pelo fornecedor e geralmente usa linguagens de codificação conhecidas apenas por ele ou pelos recursos especializados. Essas personalizações geralmente ficam fora dos contratos de suporte e manutenção de software do fornecedor.
Por outro lado, a configuração geralmente significa alterar as configurações do sistema e criar dados mestre dentro do próprio aplicativo - e isso pode ser feito pelo fornecedor ou por um usuário treinado. As configurações determinam como seus fluxos de trabalho serão implementados, mas não criam alterações na programação do aplicativo ou na estrutura de dados que constituem a compilação do sistema. Mais importante ainda, a configurabilidade está incluída nos contratos de suporte e manutenção de software do fornecedor. As configurações permanecem em suas versões futuras de software e não causarão problemas durante atualizações ou patches.
Mas, além dessa distinção entre personalização (palavrão) e configuração (palavra boa), é fundamental que você entenda o que seu fornecedor de LIMS realmente fornecerá no seu dia de lançamento.
E é aqui que os chavões e a terminologia que mencionei anteriormente representam um desafio.
Para qualquer equipe que esteja passando pelo processo de compra de um LIMS, chegar a um entendimento das expectativas pode ser difícil devido - em parte - aos vários termos empregados em todas as RFPs do LIMS. Grande parte dessa terminologia é muitas vezes mal definida. Por causa disso, as respostas de propostas de fornecedores podem ser enganosas (às vezes intencionalmente).
Há duas áreas de tópicos específicas que geralmente são fonte de confusão: Recursos do sistema e OOTB (Pronto para usar).
Capacidades e habilidades do sistema
As RFPs normalmente sinalizam os requisitos técnicos e do usuário citando que o LIMS deve "ser capaz de" ou "ter a capacidade de", seguido por uma lista de vários requisitos.
Mas o que significa "capaz de" ou "capacidade de"? Qualquer um dos dois pode ser entendido como significando que o sistema "é capaz de ser construído ou configurado em algum momento por alguém" para executar alguma tarefa ou função. Isso difere significativamente de "o fornecedor do LIMS deve fazer isso e fornecê-lo durante o projeto antes do go-live".
Essa linguagem solta da equipe solicitante facilmente leva à confusão. De repente, quando você está avaliando as RFPs do LIMS, você vê grades de requisitos de resposta marcadas como "Sim" em todos os lugares. Isso leva você a acreditar que o sistema em questão incluirá todas as funcionalidades referenciadas pelos requisitos da sua equipe, o que muitas vezes não é verdade.
É importante entender que esse engano pode ou não ser intencional. [O fornecedor do LIMS pode estar trabalhando a partir de uma compreensão diferente do que é descrito.] Mas, infelizmente, o resultado dessa desconexão é que você seleciona um fornecedor, para depois aprender que:
- Você não vai entrar no ar quando esperado.
- Você precisará de recursos adicionais para executar esse trabalho.
- Você terá que alterar o contrato LIMS original para que o fornecedor LIMS execute o trabalho.
- Você estará gastando muito mais dinheiro do que o esperado.
Comparações entre maçãs e maçãs
Há demasiados exemplos de requisitos em que esta falta de clareza ocorre. Um exemplo comum, e relativamente básico, envolve interfaces de instrumentos.
Uma indicação de que o sistema "seja capaz ou tenha a capacidade de interagir com vários instrumentos GC-MS" pode significar que você deseja a capacidade de construir essas interfaces em algum momento, ou que deseja que elas sejam instaladas e funcionem no dia em que seu sistema entrar em operação. Escrever o requisito assim significa que os fornecedores podem optar por assumir que você pretende o primeiro. Eles podem então construir um modelo de preços impressionante de acordo, porque eles não estão planejando fazer o trabalho como parte do projeto cotado.
Lembre-se, "capacidades e habilidades" que devem ser fornecidas mais tarde - em oposição ao primeiro dia de uso do sistema - provavelmente serão coisas que sua equipe deverá construir e configurar. Embora isso possa economizar dinheiro superficialmente no papel, não se engane: sua utilização de recursos para fazer essas mudanças acontecerem prejudicará a capacidade de sua equipe de cumprir as responsabilidades normais do trabalho. A configuração final também provavelmente será ineficiente devido ao seu conhecimento mínimo de funcionamento do sistema e não atenderá às necessidades especificadas desde o início.
LIMS "Pronto para usar"
Esta frase é frequentemente usada em RFPs sem explicação. Duas leituras comuns da frase são:
- Funções que você obtém quando o LIMS é instalado, sem nenhuma configuração específica para sua operação.
- Funções que você obtém quando o LIMS é instalado, com configurações específicas para sua operação adicionadas pelo fornecedor.
É universalmente aceito que "OOTB" significa funcionalidades que você obtém sem quaisquer personalizações. Devido à falta de esclarecimento inicial na RFP, a quantidade de configuração necessária (ou incluída) é frequentemente passível de interpretação. Os fornecedores do LIMS responderão conforme a maneira como leem a pergunta. Você, o cliente, pode não receber uma resposta para comparar, e pode ser difícil entender o que você receberá como parte do seu projeto.
Você precisará garantir que qualquer fornecedor que use "OOTB" diga exatamente o que eles querem dizer com isso. Eles devem fornecer clareza sobre o que será instalado e pronto para uso no dia em que seu sistema entrar em operação, e o que ocorrerá em uma data futura.
Como especificar os termos dos requisitos do LIMS
Aqui estão os termos relevantes que você deve garantir que sejam claramente abordados em sua RFP.
Não importa qual papel você desempenhe no processo de compra, você e sua equipe devem entender claramente o que cada fornecedor de LIMS está dizendo quando envia uma resposta à sua RFP. É imperativo que você tenha clareza se cada item na sua lista de verificação RFP é uma funcionalidade que o sistema deles realmente vai fornecer no início.
Nosso compromisso
A LabVantage prefere uma linguagem RFP clara para evitar possíveis mal-entendidos. Comprometemo-nos sempre a:
- Entrega de uma solução abrangente que fornece as funcionalidades necessárias na data de entrada em operação.
- Entrega de uma descrição concisa, seja através de uma resposta de RFP ou de outra forma, que indique claramente qual será a solução do dia um, e se há outras capacidades que serão abordadas em uma data posterior.
- Um preço que seja consistente com o trabalho real a ser feito, juntamente com explicações detalhadas desse trabalho na cotação.
Se você não receber esses tipos de compromissos de um fornecedor LIMS, é provável que você pague consideravelmente mais e gaste mais tempo do que esperava no momento em que o contrato foi assinado.
