Imagine que você está construindo uma alfândega. Se você trabalha no ramo de construção residencial, pode entender o que está envolvido. No entanto, é improvável que você tenha conhecimento profundo de todas as habilidades necessárias para concluir o trabalho, desde o lançamento da fundação até o encanamento, eletricidade, HVAC, telhados, design de interiores, etc.
A maioria das pessoas não tem esse tipo de especialização. Mesmo que o façam, é provável que dependam de uma de duas outras opções: usar uma construtora recomendada pelo arquiteto que projetou a casa ou contratar um empreiteiro geral.
Colocar um sistema de gerenciamento de informações laboratoriais (LIMS) funcionando com sucesso é semelhante à construção de uma casa personalizada. É um processo complicado que requer especialistas em muitas disciplinas diferentes. Como em nosso exemplo de construção de casas, você tem duas opções se não quiser fazer isso sozinho: usar a equipe de organização de serviços profissionais (PSO) do fornecedor do LIMS ou contratar um PSO de terceiros.
Neste próximo artigo da nossa série PSO, vamos pesar os prós e contras de cada uma dessas duas opções.
Qual é o tipo certo de parceiro PSO para sua organização?
Na Parte 1 desta série, discutimos o que são OSPs e como essas equipes de especialistas podem trazer benefícios significativos para qualquer implementação de LIMS. Depois de decidir usar uma equipe de PSO, você será confrontado com a escolha crítica entre uma PSO de terceiros ou a equipe interna do seu fornecedor de LIMS.
Muitos fatores podem afetar a cotação de serviços PSO, notadamente as necessidades exclusivas da sua organização ao configurar a implementação. Isso pode incluir, mas não está limitado a, integração com outros softwares ou instrumentos especializados, documentação de conformidade, testes de validação, otimização de análise de procedimentos, suporte de treinamento e muito mais.
Vamos ser francos sobre a principal vantagem que as organizações de PSO de terceiros têm nessas negociações: sua cotação inicial provavelmente será mais barata do que a que você obterá da equipe do seu fornecedor de LIMS. Embora possa ser muito tentador para as equipes de compras com orçamento limitado optar por um preço mais acessível, é crucial entender que essa diferença de custo vem com certas contingências - e alguns riscos potencialmente significativos.
É fácil ignorar o valor muito mais alto que a equipe de PSO do seu fornecedor pode oferecer. A diferença entre um PSO de terceiros e um parceiro de fornecedor pode facilmente significar a diferença entre uma boa implementação ou uma implementação perfeita que minimiza muitas armadilhas potenciais.
Estabelecer uma base sólida para a implementação do LIMS
Voltemos à nossa analogia de construção de casas por um momento. Você pode escolher a equipe exclusiva de projeto e construção recomendada pelo arquiteto ou um empreiteiro geral.
Embora ambas as opções possam fazer o trabalho, a equipe do arquiteto oferece uma abordagem especializada que está bem alinhada com a visão do seu arquiteto, garantindo uma construção impecável que oferece os resultados precisos que você deseja. Embora um empreiteiro geral possa prometer um custo inicial mais baixo, eles não têm uma relação de trabalho próxima com o arquiteto, resultando em um produto final menos especializado que pode não se alinhar totalmente com a visão inicial.
Da mesma forma, quando você compra um LIMS, você tem expectativas muito específicas sobre como ele será implementado. Escolher a equipe de PSO do seu fornecedor garante a realização dessa visão, pois eles têm acesso direto às equipes de gerenciamento e desenvolvimento de produtos e ao roteiro do produto. Eles são diretamente responsáveis perante o seu fornecedor e oferecerão outras vantagens exclusivas.
Embora as equipes de PSO de terceiros possam ser proficientes com o LIMS, elas não têm a profundidade de conhecimento que a equipe do fornecedor pode fornecer. Eles não criaram o software, não têm acesso direto aos membros da equipe interna e podem não ser capazes de igualar os insights detalhados disponibilizados pela equipe de PSO do seu fornecedor.
Por que as equipes de PSO do fornecedor valem o custo extra
Embora seja possível que seu PSO de fornecedor possa ser caro no início, a experiência regularmente mostra que isso é um investimento e não uma despesa, porque também oferece um valor extra significativo. É provável que você economize dinheiro no longo prazo (e possivelmente no curto prazo também).
Vamos nos aprofundar nos detalhes.
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Conhecimento aprofundado do produto
Ao colaborar com a equipe do seu fornecedor, você acessa um grupo especializado que está intimamente familiarizado com o software. Eles estão entre os primeiros a serem informados sobre atualizações e recursos, fornecendo insights valiosos e permitindo que você aproveite os avanços mais recentes. Eles também têm acesso direto a desenvolvedores e especialistas, pois facilitam a resolução rápida de problemas e o alinhamento ideal com suas necessidades.
Equipes de terceiros não conseguem corresponder a essa familiaridade. Isso pode levar a uma implementação menos eficiente do LIMS, pois eles exigem mais tempo para entender as nuances específicas do produto e podem não estar tão informados sobre atualizações e novos recursos. A comunicação e a resolução de problemas podem ser prejudicadas porque eles não têm acesso direto aos especialistas por trás do software LIMS e você pode não obter um alinhamento preciso com seus requisitos.
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Suporte pós-implementação contínuo
Ao colaborar com uma equipe de fornecedores, você pode esperar uma transição instantânea e perfeita do PSO para o suporte pós-implementação. Se houver necessidade de solução de problemas, atualizações ou reconfiguração, uma equipe do fornecedor estará pronta para lidar com isso. Você também pode reengajar a equipe de PSO a qualquer momento se suas necessidades mudarem, sabendo que eles priorizarão sua produtividade e lucros enquanto trabalham nas mudanças ou atualizações de que você precisa.
Com algumas equipes terceirizadas, o período de transição pode levar até 90 dias ou até mais, atrasando seu acesso ao suporte. Se a implementação do LIMS não sair conforme o planejado, isso poderá prejudicar suas operações de negócios.
Além disso, se algum problema surgir antes ou depois de entrar no ar, uma equipe de PSO terceirizada pode exigir mais tempo para aprender e resolver os problemas, e colocarão sua produtividade e lucros em risco. Você pode até ter que recorrer à equipe de PSO do fornecedor e ser cobrado uma segunda vez.
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Responsabilidade do fornecedor
Quando você trabalha com a equipe de PSO do fornecedor, toda a organização está interessada no sucesso do software e em garantir que ele esteja configurado para atender aos seus requisitos específicos. O envolvimento de várias equipes dentro da mesma organização também aumenta a mão de obra, levando a uma abordagem mais completa e maior dedicação à sua satisfação. O acesso direto à equipe de suporte do fornecedor também garante assistência oportuna, além de atualizações e upgrades imediatos para que seu sistema permaneça atualizado com os padrões do setor.
Os PSOs de terceiros farão o melhor que puderem para apoiá-lo durante a implementação, mas não têm participação no produto em si. Eles também podem ter dificuldades para se manter alinhados com as metas, estratégias e atualizações de produtos do seu fornecedor.
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Acesso direto
O software LIMS é atualizado continuamente, o que exige educação e treinamento contínuos. Embora muitos membros de equipes de PSO terceirizadas geralmente venham de fornecedores de LIMS, seu conhecimento do produto de seu antigo empregador pode rapidamente se tornar desatualizado, mesmo seis meses ou um ano após deixar a empresa.
O acesso direto que a equipe de PSO do seu fornecedor desfruta permite que eles informem você prontamente sobre os próximos recursos e atualizações. Sua comunicação perfeita com equipes internas facilita a rápida resolução de problemas técnicos complexos durante a implementação e também é inestimável para garantir um planejamento bem-sucedido a longo prazo.
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Documentação abrangente
As equipes de fornecedores fornecem documentação detalhada que simplifica a implementação e contribui para o sucesso a longo prazo do seu LIMS. Além disso, os PSOs de fornecedores frequentemente oferecem serviços de validação interna para ajudá-lo a demonstrar conformidade com os padrões e regulamentos do seu setor.
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Menor chance de fracasso
A equipe de PSO do seu fornecedor terá os recursos e a experiência necessários para garantir uma implementação perfeita do seu LIMS. Trabalhar com uma equipe terceirizada sem essa experiência aumenta significativamente o risco de falha. Se você precisar buscar resolução do fornecedor do LIMS, isso pode aumentar seus custos em até 30%.
Considere o custo total
Vale a pena considerar as vantagens significativas da equipe de PSO de um fornecedor, especialmente quando você já está gastando centenas de milhares de dólares em um sistema de software.
Se sua organização tem um orçamento apertado e seu objetivo singular é fazer o LIMS funcionar, uma equipe de PSO LIMS de terceiros pode ser a melhor escolha. No entanto, se você estiver buscando uma implementação LIMS perfeita que se alinhe perfeitamente com sua visão e não tenha efeitos adversos em suas operações de negócios ou lucros desde a compra até a vida útil do seu LIMS ,trabalhar com a equipe de PSO de um fornecedor provará ser uma opção melhor.
Na parte 3 desta série, discutiremos o que procurar ao selecionar uma equipe PSO.
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