Você está implementando o sistema de gerenciamento de informações laboratoriais (LIMS) e parece progredir sem problemas. Então, de repente, o processo está se desviando dos trilhos.
O que você faz?
Nesta postagem, responderemos a essa pergunta abordando alguns problemas de implementação do LIMS, bem como um plano de correção padrão para resolvê-los. Também o orientaremos no processo de realização de uma análise de causa raiz para um problema difícil de resolver.
Problemas comuns de implementação do LIMS, e como corrigi-los
Desafios de resistência à mudança
A mudança é difícil, especialmente para aqueles que não estão envolvidos no processo de tomada de decisão. A resistência a uma mudança pode resultar de expectativas desalinhadas ou desconforto com novos sistemas. A implementação de estratégias eficazes de gerenciamento de mudanças antes e durante a implementação do LIMS pode mitigar essa resistência. Aqui estão algumas estratégias sugeridas:
- Comunique os benefícios: explique claramente os benefícios do sistema LIMS e os motivos da mudança para suas partes interessadas e usuários finais. Esclareça objetivos, requisitos e cronogramas e discuta-os com todos para mitigar a resistência.
- Alinhe estratégias: certifique-se de que suas estratégias internas de gerenciamento de mudanças estejam alinhadas com o plano de implementação do seu fornecedor para evitar o desalinhamento das expectativas.
- Forneça atualizações regulares e notifique imediatamente as partes interessadas sobre as mudanças.
Problemas de integração
A integração de um novo LIMS com seus instrumentos de laboratório, aplicativos de software e sistemas de terceiros existentes pode levar a problemas de sincronização de dados e problemas de interoperabilidade. Para superar esses desafios:
- Identifique os requisitos e dependências de integração no início do ciclo de vida do projeto.
- Trabalhe com grupos de suporte de instrumentos de terceiros e equipes de TI, conforme necessário.
- Realize testes e validação completos de integrações para garantir a troca de dados e a interoperabilidade perfeitas.
Restrições de recursos
As restrições de recursos são um fato da vida nos negócios. Tenha isso em mente e:
- Priorize as tarefas do projeto para alocar recursos para necessidades essenciais.
- Identifique áreas onde você pode realocar fundos e adquirir recursos adicionais.
- Comunique as restrições e ajustes de recursos às partes interessadas para gerenciar as expectativas.
Necessidades de treinamento
Uma das principais causas de falhas pós-ativação e indicadores de desempenho atrasados é o treinamento e o suporte inadequados para os usuários finais sobre como usar o novo sistema. Para evitar problemas bem antes da data de ativação, é necessário:
- Avalie os requisitos de treinamento do usuário final. Desenvolva treinamento personalizado adaptado a diferentes funções de usuário e níveis de habilidade.
- Forneça suporte e recursos contínuos para atender às necessidades e perguntas.
Aumento do escopo
A expansão gradual do escopo de um projeto pode resultar em maior complexidade, extensões de cronograma e estouros de orçamento. A seguir estão maneiras eficazes de controlar o desvio de escopo:
- Estabeleça processos de controle de mudanças para avaliar, aprovar e gerenciar as alterações de escopo de forma eficaz.
- Avalie as alterações nos cronogramas, recursos e orçamento do projeto.
- Priorize as mudanças em sua importância para as metas e objetivos do projeto.
Problemas técnicos
Para prevenir e resolver problemas, sua equipe deve:
- Estabelecer um relacionamento com seu fornecedor de LIMS antes de precisar de suporte. Isso pode ajudar com assistência imediata no diagnóstico e resolução de problemas futuros.
- Participar de conferências com clientes. A conferência anual CTEC da LabVantage oferece aos clientes oportunidades de desenvolver relacionamentos com representantes de suporte e obter treinamento em novos recursos.
Problemas de suporte do fornecedor
Um problema frequente ao implementar o LIMS é o suporte limitado ou ineficaz do seu fornecedor de LIMS. Atrasos no tempo de resposta levam à frustração e a problemas não resolvidos. Coisas que você pode fazer.
- Seja proativo: Desenvolva um forte relacionamento com o fornecedor e solicite uma pessoa de contato designada de sua equipe de suporte para trabalhar com sua equipe de implementação.
- Adesão segura: em cronogramas e entregas para aumentar o compromisso dos fornecedores em resolver problemas rapidamente.
- Documente as comunicações: com seu fornecedor e acompanhe o progresso da resolução de problemas.
Desafios de conformidade
O software LIMS, por si só, não está em conformidade com os padrões regulatórios. A conformidade depende de como o comprador do software o utiliza, o que determina os regulamentos pertinentes. Garantir a conformidade é um processo contínuo durante a implementação e o uso contínuo. Seja proativo aprendendo quais requisitos seguir. Cumpra os requisitos e documente minuciosamente suas práticas.
Esta é uma lista variada de problemas com um fio condutor comum: a comunicação. Se todos os principais participantes se comunicarem sobre mudanças e problemas com o projeto, aumentariam as chances de uma implementação tranquila. Parece simples, mas, historicamente, tem sido um desafio. A implementação de protocolos e ferramentas de comunicação, ao mesmo tempo em que modela a abertura e a transparência, ajudará.
Abordando problemas exclusivos
O LIMS é frequentemente configurado para atender às necessidades específicas do seu laboratório. Como resultado, você pode encontrar problemas exclusivos não listados acima.
Esta seção oferece um plano de correção estruturado para a equipe interna da sua organização e a equipe do fornecedor usarem ao resolver problemas exclusivos e comuns.
- Identificação de problemas e avaliação de impacto: identifique e defina claramente o problema único. Reúna dados pertinentes, incluindo sistemas ou processos afetados e o contexto relevante. Avalie riscos potenciais, perdas de produtividade, impacto da conformidade regulatória e priorize o(s) problema(s) para resolução.
- Análise de causa raiz: use técnicas como os 5 porquês para determinar a causa raiz do seu problema. Envolva as partes interessadas relevantes, especialistas no assunto e recursos técnicos, conforme necessário. Veja abaixo as etapas em uma análise de causa raiz.
- Desenvolva e priorize opções de correção: faça um brainstorming e priorize possíveis soluções ou ações corretivas para abordar a causa raiz (ou causas) do problema. Considere fatores como viabilidade, custo-benefício e impacto nos sistemas ou processos existentes. Avalie cada opção e selecione a solução ou soluções mais adequadas.
- Crie um plano de ação detalhado: atribua responsabilidades para cada item de ação a indivíduos ou equipes e estabeleça cronogramas e prazos claros para a conclusão.
- Alocar recursos: identifique e aloque os recursos necessários, incluindo pessoal, experiência, ferramentas e tecnologia.
- Comunique-se com sua equipe: comunique claramente o plano aos indivíduos afetados. Forneça atualizações sobre o status do problema, as ações de correção propostas e o cronograma esperado para resolução. Aborde quaisquer preocupações ou perguntas que os membros da equipe possam ter.
- Implemente o plano de correção: execute o plano conforme o cronograma estabelecido e as etapas de ação. Monitore o progresso de perto e aborde quaisquer obstáculos ou desafios que surjam durante a implementação. Mantenha os indivíduos afetados informados sobre o progresso e quaisquer alterações no plano.
- Testar/Validar/Monitorar: teste as soluções implementadas para garantir que elas resolvam o problema sem consequências não intencionais. Monitore e acompanhe os principais indicadores de desempenho para medir o progresso e verificar se o problema foi resolvido. Acompanhe os indivíduos afetados para garantir sua satisfação e resolver quaisquer preocupações remanescentes.
- Documento e revisão: documente todas as ações tomadas durante o processo de correção, incluindo identificação de problemas, análise de causa raiz, ações de correção e resultados. Revise a eficácia do plano de correção periodicamente e ajuste conforme necessário.
Como conduzir uma análise de causa raiz (conforme mencionado em #2 acima)
Identificar a(s) causa(s) raiz(is) do problema é essencial para soluções eficazes para o problema.
- Defina o problema: articule claramente o problema que você está investigando. Seja específico sobre os sintomas, impacto e qualquer contexto relevante, como "É um problema upstream?"
- Reúna informações: colete dados relacionados ao problema. Isso pode incluir relatórios de incidentes, registros, documentação, entrevistas com as partes interessadas e observações do problema em ação.
- Identifique e restrinja as possíveis causas: faça um brainstorming de fatores potenciais que podem ter contribuído para o problema. Use técnicas como análise visual de causa e efeito para explorar vários aspectos e perspectivas do problema.
- Investigue e valide as causas raiz: aprofunde-se em cada causa potencial para determinar sua causa raiz subjacente ou causas. Pergunte "por que" repetidamente para descobrir camadas mais profundas de causalidade até chegar à causa raiz. Consulte seus especialistas no assunto ou partes interessadas para confirmar suas descobertas.
- Desenvolva e implemente soluções: fpoaça um brainstorming e avalie possíveis soluções ou ações corretivas. Considere a viabilidade, a eficácia e as possíveis consequências não intencionais. Implemente e avalie.
- Monitore e avalie: acompanhe a eficácia de suas soluções implantadas ao longo do tempo. Monitore os principais indicadores de desempenho para avaliar se o problema foi resolvido de forma eficaz.
- Documente e comunique os resultados: compartilhe os resultados de sua análise de causa raiz e resultados de implementação com as partes interessadas relevantes, incluindo os usuários envolvidos e afetados. Forneça uma comunicação clara e transparente.
- Revise e aprenda: realize uma revisão pós-análise para identificar as lições aprendidas. Use esses comentários para melhorar os esforços futuros de solução de problemas e evitar que problemas semelhantes se repitam.
Solução de problemas com confiança
Esteja você enfrentando um problema comum, um desafio único , ou lutando para identificar a causa raiz, este guia abrangente o ajudará a lidar com os problemas de implementação do LIMS de forma eficaz.
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