O velho ditado: "A preparação é a chave para o sucesso. O trabalho feito hoje significa sucesso amanhã" se aplica a quase todos os projetos, e uma implementação do LIMS definitivamente se enquadra.
A criação de um sistema de gestão de informação laboratorial (LIMS) é um empreendimento significativo que requer planejamento e execução cuidadosos. Sem metas claramente definidas e uma estratégia proativa, o projeto pode rapidamente ultrapassar seu escopo original sem os ajustes correspondentes de tempo, orçamento ou recursos.
É essencial garantir que você tenha todos os recursos críticos para manter os processos sob controle. Este artigo fornecerá uma visão geral de:
- como planejar de forma eficaz,
- os ativos mais importantes que você precisará e
- Como configurar sua equipe de implementação para o sucesso
Começar com uma estratégia
O planejamento bem-sucedido começa definindo claramente suas metas, objetivos e requisitos. Você precisará considerar objetivos de curto prazo, como treinamento, migração de dados, otimização do fluxo de trabalho, validação e adoção do usuário, bem como metas de longo prazo, como melhorar a eficiência, melhorar a integridade dos dados, garantir a conformidade normativa, facilitar a colaboração e melhorar a tomada de decisões.
Avalie seus processos e fluxos de trabalho laboratoriais atuais para identificar ineficiências e as áreas onde o LIMS trará valor agregado. Utilize as metas da sua organização, bem como a contribuição das partes interessadas para documentar funcionalidades e recursos específicos que você esperará do seu LIMS. Isso pode incluir rastreamento de amostras, gerenciamento de dados, integração de instrumentos, recursos de relatórios e conformidade com os padrões do setor.
Você também desejará antecipar os requisitos futuros de crescimento e escalabilidade para garantir que esteja adaptando seu roteiro para se alinhar à visão da sua organização durante a implementação e pós-implementação.
Vale a pena o tempo e o esforço para definir com precisão esses objetivos, metas e requisitos, e comunicá-los efetivamente ao seu fornecedor de LIMS e às suas equipes internas e externas envolvidas no projeto. Manter todos na mesma página, incluindo seu fornecedor de LIMS, garantirá que seu sistema atenda às necessidades específicas que seus laboratórios exigem para colher plenamente os benefícios de maior eficiência, precisão e produtividade.
Etapas críticas de preparação da implementação do LIMS
Antes de iniciar a implementação do LIMS, outras considerações importantes de planejamento incluem:
- Avaliação e limpeza de dados - Colete todos os seus dados mestre e desenvolva uma estratégia de teste para identificar e corrigir inconsistências, erros, redundâncias ou imprecisões. Gastar esse tempo com antecedência pode resultar em uma fase de implementação mais perfeita que leva a uma implementação mais rápida do LIMS, preserva ativos de dados valiosos e mantém você dentro do orçamento.
- Prontidão da infraestrutura -É crucial avaliar a compatibilidade da infraestrutura existente e fazer as atualizações e modificações necessárias. Olhe além dos servidores, hardware e requisitos de TI. Você também precisará decidir se fará interface com sistemas de terceiros, como SAP, MODA ou outros instrumentos. Seu LIMS pode ser executado tanto em servidores locais quanto em servidores em nuvem que você hospeda e paga, mas também pode funcionar com base em software como serviço (SaaS), que transfere grande parte de seus gastos de capital para despesas operacionais. Essa decisão precisa ser tomada bem antes do início de um projeto.
- Documentação e POPs -Ter processos e estruturas de dados bem documentados melhora a comunicação com sua equipe e leva a uma implementação mais eficiente. Eles também oferecerão benefícios ao longo da vida útil de seu novo LIMS, ajudando você a manter a consistência, padronizar a entrada de dados, otimizar a análise e a geração de relatórios, reduzir erros, melhorar a qualidade dos dados e auxiliar a validação em setores regulamentados. Além disso, a documentação prontamente disponível permite que novos usuários se familiarizem com as funcionalidades e protocolos do LIMS mais rapidamente, aumentando a adoção e a satisfação do usuário.
Comece realizando um inventário completo de seus processos, dados e protocolos existentes. Revise-os e atualize-os conforme necessário, de preferência envolvendo a equipe do laboratório, especialistas em garantia de qualidade e profissionais de TI para assegurar que todas as perspectivas relevantes sejam consideradas.
Depois de concluir essas tarefas críticas, é hora de começar a alocar recursos.
A implementação do LIMS é um trabalho em tempo integral
Uma implementação bem-sucedida do LIMS vai além de apenas ter mão de obra suficiente, pois requer indivíduos que possam dedicar o tempo necessário ao projeto. A consistência é fundamental: manter a mesma equipe dedicada durante todo o processo de implementação é essencial para manter o projeto no caminho certo e evitar as mudanças nos planos ou na visão que levam ao dispendioso "aumento de escopo".
Isso implica a criação de uma equipe interna de implementação com pessoal que possa dedicar tempo suficiente a cada semana. Sua função será auxiliar e supervisionar a implementação e garantir que as necessidades da sua organização sejam atendidas. Sua equipe deve incluir especialistas técnicos, bem como as principais partes interessadas e os usuários finais, para garantir que as diversas perspectivas e requisitos sejam abordados com eficácia.
Depois que sua equipe estiver definida, não a altere. Manter a continuidade com a mesma equipe dedicada ajudará seu projeto a manter as metas, objetivos e direção estabelecidos do projeto.
Comprometer talento, dinheiro e tempo
Comece designando um gerente de projeto ou equipe responsável por supervisionar todo o processo de implementação. Sua equipe de liderança e outras pessoas envolvidas no projeto devem ter experiência além dos conceitos básicos de TI, incluindo conhecimento de software e processos de laboratório, fluxos de trabalho de alto nível e fluxos de trabalho detalhados. Idealmente, muitos deles também devem ser usuários finais do software.
É necessária uma avaliação cuidadosa das dotações orçamentais, tanto para a execução propriamente dita como para os custos adicionais de apoio. Conforme observado acima, qualquer mudança de pessoal no meio da implementação pode resultar em uma modificação das metas e da visão, levando a despesas adicionais de implementação. Os custos de implementação de suporte incluem aquisição de software, atualizações de hardware, treinamento e suporte contínuo.
Finalmente, a alocação de tempo é fundamental para permitir que os membros da equipe dediquem tempo suficiente ao projeto sem comprometer suas tarefas regulares. Ao dedicar pessoal, orçamento e tempo adequados ao processo de implementação, você pode garantir que o procedimento avance sem problemas e atinja seus objetivos sem sair dos trilhos.
Incentivo ao Buy-In
Permitir que um grupo dedicado de pessoas comprometidas de sua organização invista o tempo necessário para dar suporte e verificar seu projeto de implementação pode ser muito positivo. Isso não apenas garante que as necessidades de todos sejam atendidas, mas o envolvimento pessoal interno no projeto promove um senso de propriedade, melhorando a adoção do usuário antes mesmo do LIMS entrar em operação.
Quando o sistema estiver finalmente em funcionamento, sua equipe já estará familiarizada e confiante nos recursos do seu LIMS, criando uma adoção perfeita do usuário do seu sistema recém-implementado. Ter membros dedicados da equipe interna participando pode agilizar a transição, aderindo ao cronograma planejado e evitando a necessidade de sua organização estender seu orçamento de implementação.
Planejamento para o Sucesso
Comprometer-se com um plano bem organizado e uma equipe apoiada por ativos estrategicamente alocados é a chave para uma implementação bem-sucedida do LIMS. Preparar e atualizar sua infraestrutura de laboratório conforme necessário permite que sua equipe de implementação do LIMS se concentre em configurar e otimizar seu sistema, em vez de solucionar problemas de compatibilidade ou fazer ajustes de infraestrutura de última hora.
Precisa de mais conselhos sobre como realizar essas tarefas de forma eficiente e eficaz? Entre em contato com a equipe do LabVantage com quaisquer perguntas específicas para as necessidades e desafios do seu laboratório.
